Câu 1: Hóa đơn điện tử là gì ?

Trả lời:

Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư 32 này.

Phương pháp tạo Hóa đơn điện tử:

Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.

Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ. Hoá đơn điện tử là 1 trong 5 hình thức Hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ và là 1 trong 2 hình thức về Hóa đơn điện tử. Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế). Hóa đơn giấy: là những loại hóa đơn mua của cơ quan thuế, Hóa đơn tự in và  Hóa đơn đặt in.

Câu 2. Ưu điểm của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

Trả lời:

–  Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
–  Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
–  Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điện tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
–  Quá trình thanh toán nhanh hơn
–  Góp phần bảo vệ môi trường.

Câu 3. Hóa đơn điện tử có mấy liên?

Trả lời

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

Câu 4. Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không?

Trả lời: Không phải

Câu 5. Trong Điều 19 của Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định: “Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

– Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn. Dòng ghi hàng hoá cuối cùng của số hoá đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hoá đầu số hoá đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”.

– Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại danh mục hàng hóa, dịch vụ

Trả lời:

– Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn. Nhưng với hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn và có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.
– Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.

Khi doanh nghiệp muốn sử dụng hoá đơn điện tử nhiều trang thì trong hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan thuế cần làm công văn xin sử dụng hoá đơn điện tử nhiều trang.

Câu 6. Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?

Trả lời:

Hóa đơn điện tử gồm các loại:

– Hóa đơn xuất khẩu;
– Hóa đơn giá trị gia tăng;
– Hóa đơn bán hàng;
– Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
– Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Câu 7. Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?

Trả lời: Có.

Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Câu 8. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?

Trả lời:

Có 4 điểm để phân biệt Hóa đơn điện tử được in ra giấy không phải hóa đơn giấy như sau:
1. Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
2. Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :

– Số serial của Hóa đơn điện tử: VC/15E
– Số serial của Hóa đơn đặt in (giấy): VC/15P

3. Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy.
4. Chữ ký:

– Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
– Hóa đơn giấy: Ký tay

Câu 9. Tính pháp lý hóa đơn điện tử?

Trả lời:

– Hóa đơn được phát hành:

Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy

Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.

– Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
– Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

1. Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
2. Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
3. Hóa đơn điện tử

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.
– Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Câu 10. Trong Điểm 2 – Điều 16 – Thông tư 39 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hoá là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hoá cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền”.

Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng. Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, và theo quy định ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?

Trả lời:

–  Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức). Tuy nhiên, chúng ta cần phải nhìn nhận ngày lập hóa đơn điện tử phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua không phân biệt ở thời điểm thu tiền nên các bạn cần xử lý cho phù hợp với quy định.

Xem thêm về yêu cầu bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ 11/2018 theo 119/2018/NĐ-CP